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Elektronische Archivierung: Spätestens jetzt starten!

Schon seit einigen Jahren ist gesetzlich vorgeschrieben, dass steuerlich relevante Dokumente, die zwischen Lieferant und Handel elektronisch ausgetauscht werden, als Originalbelege fälschungssicher und digital für zehn Jahre archiviert werden müssen. Trotzdem wurde dies im inhabergeführten Modehandel bislang häufig nicht in dieser Form praktiziert.

 

Dabei bietet die elektronische Archivierung von Dokumenten große Vorteile: Jederzeit und ortsunabhängig per Knopfdruck auf Geschäftsdokumente wie Bestellungen, Bestellbestätigungen, Rechnungen und Lieferscheine zugreifen zu können, ist effizient und zeitsparend. Denn damit entfallen aufwändige manuelle Ablagen und Suchprozesse.

 

Mit einem neuen Service unterstützt das BTE Clearing-Center ab sofort seine Kunden, damit sie die digitale Archivierung komfortabel, mittelstandsfreundlich und den gesetzlichen Vorgaben entsprechend umsetzen können. Sowohl bei der revisionssicheren digitalen Ablage der originären EDI-Dateien als auch bei den sonstigen Geschäftsabläufen kann künftig auf eine webbasierte mehrstufige Archivlösung des BTE Clearing-Centers genutzt werden. Die Vorteile der digitalen Archivierung im Überblick:

  • gesetzeskonforme Ablage von (digitalen) Geschäftsdokumenten
  • schneller und ortsunabhängiger Datenzugriff und rückverfolgbare Datenbearbeitung
  • mit Zugriffsrechten belegbare Dateneinsicht und –weiterbearbeitung
  • Platz-, Zeit- und Materialersparnis
  • hohe Transparenz/Dokumentation sämtlicher archivierter Geschäftsvorfälle

Das neue BTE-Serviceangebot gestattet eine revisionssichere Aufbewahrung steuerrelevanter Dokumente nach GoBD. Diese gesetzlichen ‚Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff‘ verlangen Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit und Wiederauffindbarkeit von Geschäftsdokumenten. Die geordnete Ablage von relevanten Unterlagen erleichtert zudem das gezielte Recherchieren und ermöglicht ein effizientes Dokumenten-Management-System (DMS).

 

Um den Erfordernissen aller Unternehmenstypen und -größen gerecht zu werden, bietet das BTE Clearing Center drei verschiedene Angebotspakete zur elektronischen Archivierung an: Im Grundpaket ‘BTE Archiv Basic‘ werden alle originären EDI-Dokumente automatisiert extern archiviert. Bei den weiteren Stufen ‚Archiv Plus‘ und ‚Archiv Pro‘ können zusätzlich im Unternehmen vorliegende digitale Dokumente oder eingescannte Papierdokumente in das externe Archivsystem übertragen bzw. hochgeladen werden. Die Anzahl der Zugriffsberechtigten und das Speichervolumen sind wählbar.

 

Für Handelsunternehmen, die bereits eine eigene interne Archivlösung einsetzen, gibt es darüber hinaus ein weiteres Leistungsangebot: Sie können die EDI-Originaldateien sowie daraus erzeugte lesbare pdf-Dokumente per FTP-Zugang abrufen und im eigenen Archivsystem abspeichern.

 

Die Nutzung der elektronischen Archivierung ist zu mittelstandsfreundlichen Konditionen möglich. So beginnen in der Basic-Version die monatlichen Gebühren bei rund 10 Euro (EDI-Daten), wobei keine Einrichtungsgebühr anfällt.

 

Hinweis: Alle Informationen zu den Angebotspaketen einschließlich der Preisliste und der zuständigen Ansprechpartner sind hier abzurufen.