Fragen und Antworten zur Umstellung auf den neuen technischen Dienstleister – die PIM Service GmbH.

 

1. Allgemeine Fragen

2. Allgemeine Fragen zum Vertrag

3. Fragen zu Docusign

4. Technische Fragen

5. Gebühren für Lieferanten

6. Gebühren für Händler

 

You can find the English version here.

 

Wichtiger Hinweis: Das BTE Clearing Center setzt bis auf weiteres die Vertragszeichnung sowie die Gebührenerhebung für die Lieferanten aus. Derzeit wird an einem neuen Vertrag sowie an einem neuen Gebührenmodell für die Lieferanten gearbeitet. Sobald hierzu weitere Informationen vorliegen, erfolgt eine entsprechende Mitteilung. Auch bei den Lieferanten, die den Vertrag bereits unterzeichnet haben, werden bis auf Weiteres keine Gebühren erhoben.

1.1 Wer ist der neue technische Dienstleister des BTE Clearing-Centers?

 

Der neue technische Dienstleiter des BTE Clearing-Centers ist die PIM Service GmbH. Die PIM Service GmbH wurde 2022 aus dem Kreis einer Händler-ERFA-Gruppe (Stackmann, Hagemeyer und L&T) gemeinsam mit dem in der Modebranche ebenso bekannten wie geschätzten Beratungsunternehmen h+p hachmeister + partner (langjähriger Kompetenzpartner des BTE) gegründet. Im Detail erkennt man bei diesem Unternehmen die jahrzehntelange Erfahrung in der Arbeit mit Artikeldaten sowohl aus Lieferanten- wie auch aus Händlerperspektive. Die Kombination aus dem hohen Anspruch bedeutender Handelsunternehmen und der langjährigen Erfahrung in der Daten-Normierung von ERP-, CRM- und Artikelstammdaten und der analytischen Bewertung für die Markteilnehmer stellt eine vielversprechende und wertschöpfende Konstellation dar.

 

Als Mitgesellschafter der PIM Service GmbH hat der BTE bzw. die ITE GmbH ein Mitspracherecht bei maßgeblichen Entscheidungen, vor allem auch im Hinblick auf Prozesse und Strategien, wodurch ein signifikanter Mehrwert für die Textil-, Schuh-, und Lederwarenbranche entstehen wird.

 

1.2 Was ist das Ziel der Kooperation mit der PIM Service GmbH?

 

Ziel der Kooperation ist die Implementierung einer verlässlichen und zukunftsfähigen Clearing-Software für die Textil-, Schuh-, und Lederwarenbranche sowie die Bereitstellung qualitativ hochwertiger, normierter Daten zur unternehmensübergreifenden Nutzung.

 

Angesichts der aktuellen und künftigen Herausforderungen im Multi-Label-Modemarkt benötigt die Textil-, Schuh- und Lederwarenbranche mehr denn je einen zukunftsweisenden EDI-Partner, der als zentrales Bindeglied zwischen Handel, Warenwirtschaftssystemen, Herstellern und Beratungsunternehmen fungiert. Denn es mangelt weiterhin an normierten, standardisierten EDI-Daten mit unternehmensspezifischen Ausprägungen, um im Wettbewerb mit vertikalen Konzepten bestehen zu können.

 

Das neue BTE Clearing-Center soll langfristig den Branchenstandard setzen sowie perspektivisch Mehrwerte und Innovationen für die Branche bieten. Parallel soll ein Daten-Hub mit entscheidenden KPIs für die Outfit-Branche entstehen. Denn es wird immer wichtiger, vertikale Prozessketten konsistent und effizient durch alle Markteilnehmer und Stufen hindurchzusteuern.

 

1.3 Welche Entwicklungen sollen zukünftig vorangetrieben werden mit dem neuen System?

 

Im zweiten Halbjahr wird den angeschlossenen Händlern der Zugriff auf ihre Daten im Kundensystem möglich sein. Dies schafft Transparenz, da genau verfolgt werden kann, welche Nachrichten wann und wohin gesendet wurden. Suchfunktionen ermöglichen und erleichtern z.B. die Recherche einzelner Lieferscheinnummern oder EAN-Nummern. Somit wird der Wunsch zahlreicher Kunden entsprochen.

 

Künftig wird hohe Datenqualität eine noch zentralere Rolle spielen, insbesondere zur Monetarisierung auf granularer Artikel-, Farb- und Größenstruktur in Prozessen wie Reporting, Smart Replenishment, KI, Dynamic Pricing und Forecasting. Das ermöglicht eine präzise Steuerung von Sortiment, Preis und Lagerbestand und damit eine bessere Profitabilität und Kundenzufriedenheit.

2.1 Ist ein Neu-Vertrag für Händler notwendig?

 

Ja, der Abschluss des neuen EDI-Servicevertrag ist erforderlich und verpflichtend für alle Händler, die auch zukünftig Daten über das BTE Clearing-Center austauschen möchten. Bisher hatten nur Teilnehmer des Handels einen Dienstleistungsvertrag mit dem bisherigen technischen Dienstleister TrueCommerce (frühere Unternehmensnamen DiCentral, ClientComputing, Compello oder GLI) und eine Teilnahmeerklärung mit der ITE GmbH. Die ITE GmbH ist Betreiber des BTE Clearing-Centers und hatte bisher als EDI-Dienstleister TrueCommerce beauftragt die technische Abwicklung durchzuführen. Dieser Vertrag wurde von der ITE GmbH zum 30.06.2026 gekündigt, um ein zeitgemäßes und zukunftsfähiges Clearing-Center für die Branche zu implementieren. Nach einem umfangreichen Auswahlprozess wurde die PIM Service GmbH beauftragt, die technische Dienstleistung zukünftig durchzuführen.

 

Die ITE GmbH und die PIM Service GmbH haben in einem Rahmenvertrag untereinander den rechtlichen und technischen Rahmen verbindlich für alle Kunden vereinbart. Daher müssen Teilnehmer des BTE Clearing-Centers aus dem Handel nur noch einen Vertrag mit der ITE GmbH unterzeichnen.

 

Liegt der Vertrag nicht bis zur Umstellung auf den neuen Dienstleister vor, können folglich leider keine Daten mehr zwischen Handel und Lieferanten ausgetauscht werden. In diesem Fall wird der Datenaustausch seitens der ITE GmbH eingestellt werden müssen.

 

2.2 Muss der Lieferant einen Vertrag unterzeichnen?

 

Ja, auch Lieferanten müssen eine EDI-Servicevereinbarung mit dem BTE Clearing-Center abschließen. Dies ist notwendig, da das BTE Clearing-Center EDI-Daten von Lieferanten erhält und verarbeitet. Mit dem Vertrag werden zentrale rechtliche, technische und datenschutzrechtliche Verantwortlichkeiten geklärt. Ein Vertrag nur mit einer Seite der austauschenden Parteien ist rechtlich nicht ausreichend. Liegt der Vertrag nicht bis zur Umstellung auf den neuen Dienstleister vor, können leider keine Daten mehr von Handel und Lieferanten verarbeitet werden. In diesem Fall wird der Datenaustausch seitens der ITE GmbH eingestellt werden müssen.

 

Wichtiger Hinweis: Das BTE Clearing Center setzt bis auf weiteres die Vertragszeichnung sowie die Gebührenerhebung für die Lieferanten aus. Derzeit wird an einem neuen Vertrag sowie an einem neuen Gebührenmodell für die Lieferanten gearbeitet. Sobald hierzu weitere Informationen vorliegen, erfolgt eine entsprechende Mitteilung. Auch bei den Lieferanten, die den Vertrag bereits unterzeichnet haben, werden bis auf Weiteres keine Gebühren erhoben.

 

2.3 Wie erhalten Händler und Lieferanten den neuen EDI-Service-Vertrag?

 

Diesen erhalten sie per Mail mit der digitalen Software DocuSign über die E-Mail-Adresse [email protected]. Über DocuSign kann die Signatur digital erfolgen, was für eine schlanke Abwicklung sorgt. Die Vertragspartner erhalten nach Unterschrift automatisiert eine Kopie des Vertrages zugesendet.

 

2.4 Muss der bestehende Dienstleistungsvertrag mit TrueCommerce gekündigt werden?

 

Nein, dieser muss nicht gekündigt werden, da der bestehende Vertrag aufgrund der Kündigung der ITE GmbH seitens TrueCommerce seine Gültigkeit verliert. TrueCommerce wird ab dem 30.06. die Konvertierung aller Daten einstellen.

 

2.5 Bleibt die bislang geltende Einzugsermächtigung gültig?

 

Ja, diese bleibt bis auf Widerruf gültig.

 

2.6 Welche Zahlungsarten sind ab 01.07.2026 möglich?

 

Grundsätzlich wird nur das SEPA-Lastschriftverfahren akzeptiert.

 

2.7 Kann man in der Übergangsphase noch die Einzelverbindungsnachweise herunterladen?

 

Der monatliche Einzelverbindungsnachweis kann nicht mehr heruntergeladen werden. Er wird jedoch auf Anfrage an [email protected] gerne in der Übergangsphase bis zur Freischaltung des Kundenportals zugesendet. Sobald das Kundenportal freigeschaltet ist, sind die Daten, die als Grundlage für die Volumengebühr herangezogen werden, dort vollumfänglich ersichtlich.

 

2.8 Was ist im erwähnten Rahmenvertrag zwischen PIM und ITE geregelt?

 

Die ITE GmbH und die PIM Service GmbH haben in einem Rahmenvertrag untereinander den rechtlichen und technischen Rahmen verbindlich für alle Kunden vereinbart. Geregelt wird u.a. welche Anforderung das EDI-Übertragungs-Portal für angeschlossene Partner erfüllen muss. Hier wurde insbesondere vereinbart, ein leistungsfähiges, sicheres und zukunftsweisendes System zu entwickeln.

 

2.9 Gibt es eine Beschreibung zu den standardisierten Eingangsformaten und Ausgangsformaten?

 

Die Eingangsformate und Ausgangsformate für Handelsunternehmen wurden mit den Warenwirtschaftsanbietern abgestimmt und diesen zur Verfügung gestellt und sind im Warenwirtschaftssystem hinterlegt.

 

Die Eingangsformate und Ausgangsformate (D.01B) für teilnehmende Lieferanten können auf Anforderung über die Support-E-Mail-Adresse [email protected] angefordert werden.

 

2.10 Müssen die Formate der bisher gesendeten Daten geändert werden?

 

Nein, alle bisher eingerichteten Formate bleiben bestehen und werden übernommen. Bei Neuanbindungen gelten die Standard-Eingangs- und Ausgangsformate.

 

2.11 Entstehen Einrichtungskosten beim Wechsel des technischen Dienstleisters?

 

Handel

 

Beim Wechsel des technischen Dienstleisters entstehen für Händler, die bisher dem BTE Clearing-Center über den bisherigen Dienstleister angebunden waren, keine Einrichtungsgebühren.

 

Bei Neukunden werden einmalige Einrichtungskosten je Nachricht berechnet. Die detaillierte Preisliste kann über die Mail-Adresse [email protected] angefordert werden.

 

Lieferanten

 

Bei allen Lieferanten, die bereits über das BTE Clearing-Center Daten mit Handelsunternehmen ausgetauscht haben, wird die in der Preisliste aufgeführte Einrichtungsgebühr erhoben. Diese ist abhängig von der Anzahl der Handelskontakte.

 

Wichtiger Hinweis: Das BTE Clearing Center setzt bis auf weiteres die Vertragszeichnung sowie die Gebührenerhebung für die Lieferanten aus. Derzeit wird an einem neuen Vertrag sowie an einem neuen Gebührenmodell für die Lieferanten gearbeitet. Sobald hierzu weitere Informationen vorliegen, erfolgt eine entsprechende Mitteilung. Auch bei den Lieferanten, die den Vertrag bereits unterzeichnet haben, werden bis auf Weiteres keine Gebühren erhoben.

 

2.12 Warum berechnet das BTE Clearing-Center den Lieferanten einmalige Einrichtungskosten beim Wechsel des technischen EDI-Dienstleisters?

 

Die Einrichtungsgebühren sind notwendig, weil das BTE Clearing-Center:

• umfangreiche technische Analyse- und Migrationsarbeiten übernimmt
• sämtliche historischen und individuellen Besonderheiten erfasst und nachbaut,
• große Format- und Inhaltsvielfalt berücksichtigt,
• Lieferanten vor eigenen Anpassungsaufwänden schützt.

 

Durch diese Arbeiten garantiert das BTE Clearing-Center einen reibungslosen Übergang, bei dem Lieferanten ihre bestehenden Datenstrukturen unverändert weiter nutzen können.

 

Wichtiger Hinweis: Das BTE Clearing Center setzt bis auf weiteres die Vertragszeichnung sowie die Gebührenerhebung für die Lieferanten aus. Derzeit wird an einem neuen Vertrag sowie an einem neuen Gebührenmodell für die Lieferanten gearbeitet. Sobald hierzu weitere Informationen vorliegen, erfolgt eine entsprechende Mitteilung. Auch bei den Lieferanten, die den Vertrag bereits unterzeichnet haben, werden bis auf Weiteres keine Gebühren erhoben.

 

2.13 Warum werden Lieferanten zukünftig monatliche Gebühren berechnet?

 

Die monatliche Servicegebühr ist notwendig, weil das ClearingCenter Leistungen erbringt, die unabhängig vom eigenen EDI-Dienstleister der Lieferanten unverzichtbar sind – darunter Monitoring, Fehleranalyse, Hotline, Sicherheitsstandards, Datenhaltung, Updates und garantierte Systemverfügbarkeit. Diese zentralen Aufgaben sichern die Stabilität von 1100 Händler und 700 Lieferantenbeziehungen.

Durch die neue technische Plattform profitieren Lieferanten zusätzlich von weniger Fehlerfällen, weniger Supportaufwand und nachhaltig stabilen, zukunftssicheren EDI-Prozessen.

 

Wichtiger Hinweis: Das BTE Clearing Center setzt bis auf weiteres die Vertragszeichnung sowie die Gebührenerhebung für die Lieferanten aus. Derzeit wird an einem neuen Vertrag sowie an einem neuen Gebührenmodell für die Lieferanten gearbeitet. Sobald hierzu weitere Informationen vorliegen, erfolgt eine entsprechende Mitteilung. Auch bei den Lieferanten, die den Vertrag bereits unterzeichnet haben, werden bis auf Weiteres keine Gebühren erhoben.

 

2.14 Wie ist der § 4 des Vertrages in Bezug auf die Nutzungsrechte der Daten zu verstehen?

 

Die PIM Service GmbH muss in die von den Versendern zur Verfügung gestellten Rohdatensätzen zur Verarbeitung einsehen, um diese in die vereinbarten Formate umzuwandeln und an die genannten Empfänger weiterzugeben.

 

Alle Datensätze müssen weiterhin zur Erfüllung der in diesem Vertrag genannten Leistungen und zum Zwecke der Datensicherung, Archivierung, der technischen Verarbeitung sowie zur Überführung in die zukünftige Kundendatenbank von PIM vervielfältigt werden können. Zur Abrechnung der BTE Clearing-Center-Leistungen ist PIM berechtigt, monatliche statistische Reports über das Nutzungsverhalten an die ITE GmbH weiterzugeben.

 

PIM darf Rohdatensätze und aufbereitete Datensätze für eigene Geschäftszwecke kostenlos nutzen. Verdichtete und anonymisierte Datensätze darf PIM nur den PIM-Gesellschaftern hachmeister + partner und ITE zur Verfügung stellen. Diese beiden Gesellschafter dürfen diese verdichteten und anonymisierten Datensätze für eigene Geschäftszwecke kostenlos nutzen.

 

Die Weitergabe der verdichteten anonymisierten Daten an sonstige Dritte in jeglicher Form ist nur mit einer gesonderten schriftlichen Einwilligung der Händler/Lieferanten möglich. Firmenindividuelle Daten werden niemals an sonstige Dritte weitergegeben.

 

Ziel ist es, der Branche aggregierte Daten zur Verfügung zu stellen, um Entscheidungen und Geschäftsprozesse zu optimieren.

 

2.15 Wie ist im §7 der Absatz 4 „Laufzeit des Vertrages“ zu verstehen?

 

Im Rahmenvertrag zwischen ITE und PIM ist eine lange Festlaufzeit vereinbart. Die Kündigung des Rahmenvertrages mit sofortiger Wirkung ist nur möglich, wenn ein wichtiger Grund vorliegt, z.B. die Nichterbringung der vereinbarten Leistungen. Sollte dieser Rahmenvertrag von einer Partei gekündigt werden, wird ITE umgehend alle Kunden informieren.

 

2.16 Wann tritt der Vertrag in Kraft?

Der Vertrag tritt mit dem Tag der erfolgreichen Integration des Händlers durch PIM in das neue BTE Clearing Center in Kraft, spätestens jedoch am 01.07.2026.

 

2.17 Wie lange läuft der Vertrag?

Die Vertragslaufzeit umfasst:

• den verbleibenden Zeitraum des laufenden Kalenderjahres ab Vertragsunterzeichnung sowie
• einen zusätzlichen Zeitraum von 6 Monaten.

2.18 Verlängert sich der Vertrag automatisch?

Ja, der Vertrag verlängert sich automatisch um jeweils weitere 6 Monate.

 

2.19 Wie kann der Vertrag gekündigt werden?

Der Vertrag kann mit einer Frist von 30 Tagen zum Ende der jeweiligen Laufzeit gekündigt werden.

3.1 Wie erhalten Händler und Lieferanten den neuen EDI-Service-Vertrag?

 

Diesen erhalten sie per Mail mit der digitalen Software DocuSign über die E-Mail-Adresse [email protected]. Über DocuSign kann die Signatur digital erfolgen, was für eine schlanke Abwicklung sorgt. Die Vertragspartner erhalten nach Unterschrift automatisiert eine Kopie des Vertrages zugesendet.

 

3.2 Kann man den Vertrag über DocuSign an den rechtmäßigen Unterzeichner weiterleiten?

 

Ja, die Software ist so eingestellt, dass der Vertrag an den Zeichnungsberechtigten weitergeleitet werden kann. Klicken Sie bitte nach dem Öffnen des Vertragslinks auf „Weitere Optionen“ und wählen Sie anschließend „Anderer Person zuweisen“ aus.

 

3.3 Muss ich für die Unterschrift über DocSign-auf meinem Gerät die DocuSign-Software installieren?

 

Nein, die Unterzeichnung des Vertrages geht ohne die Installation der Software.

 

3.4 Kann man die Vertragsunterlagen auch ausrucken, unterschreiben und als pdf-Dokument zurücksenden?

 

Bitte die Vertragsunterlagen über DocuSign unterzeichnen, da ein automatisierter Prozess damit verknüpft ist und wir nur so leicht überprüfen können wer bereits unterzeichnet hat und wer noch nicht.

 

3.5 Warum ist mein DocuSign-Link abgelaufen?

 

Aus Sicherheitsgründen verfallen Links in E-Mail-Benachrichtigungen automatisch. Dies geschieht in der Regel entweder nach 48 Stunden oder wenn der Link mehr als 5-mal angeklickt wurde.

3.6 Was kann ich tun, wenn der Link abgelaufen ist?

 

Klicken Sie in der E-Mail erneut auf den "Dokument anzeigen"-Button. Jetzt erscheint auf der DocuSign-Seite ein Button mit der Aufschrift „NEUEN LINK SENDEN“. Docusign schickt Ihnen nun automatisch eine E-Mail mit einem neuen Link zu. Wenn das nicht funktionieren sollte, melden Sie sich bitte unter der E-Mailadresse [email protected]. Wir schicken Ihnen einen neuen Link zu.

 

3.7 Kann ich Vertragsdaten wie Firmenname oder Anschrift im Vertrag bei Docusign selbst ändern?

 

Ja. Vertragsdaten wie Firmenname, Anschrift oder ähnliche Angaben können direkt im Dokument angepasst werden. Wir erhalten den unterzeichneten Vertrag anschließend mit einem Hinweis auf die vorgenommenen Änderungen und übernehmen diese in unsere Datenbank. Die Zusendung eines neuen Vertrags ist daher nicht erforderlich.

 

3.8 Ich habe unterschrieben, aber erhalte keine Bestätigung. Was kann ich tun?

Wahrscheinlich haben Sie Ihre Angaben im Dokument nicht bestätigt. Klicken Sie hierfür bitte nach der Unterschrift auf den Button "Fertigstellen" (rechts unten). Eine genaue Anleitung finden Sie unter 3.9.

 

3.9 Haben Sie eine Anleitung, wie ich den Vertrag bei Docusign digital unterschreibe?

3.10 Kann man bei DocuSign mit zwei Ansprechpartnern unterschreiben?

 

Im Standardvertrag ist die Unterschrift durch zwei Ansprechpartner nicht vorgesehen. Bitte senden Sie uns eine E-Mail mit den Namen und E-Mail-Adressen der beiden AnsprechpartnerInnen. Wir passen den bestehenden Vertrag entsprechend an und versenden ihn anschließend über DocuSign zur gemeinsamen Unterzeichnung.

4.1 Wer beantwortet Fragen zu technischen Problemen?

 

Zukünftig müssen Fragen unter Angabe des Firmennamens und der Kundennummer an das neue Ticketsystem gesendet werden. Insbesondere in der Umstellungsphase ist mit vermehrten Anfragen zu rechnen. Diese werden systematisch von einem kompetenten Team nach Eingang der Nachrichten abgearbeitet.

 

Die Support-E-Mail-Adresse lautet: [email protected] 

 

Sie können jedoch sicher sein, dass wir unseren persönlichen Kontakt weiterhin aufrechterhalten und bitten um Verständnis, falls es in den Umstellungswochen zu Verzögerungen bei der Bearbeitung von Anfragen kommen sollte!

 

4.2 Wie und wann muss man seinen Kommunikationsweg für EDI-Daten umstellen?

 

Die neue E-Mail-Kommunikationsadresse für den EDI-Datenaustausch lautet für alle AUSGEHENDEN NACHRICHTEN: [email protected]

 

Spätesten zum finalen Umstellungstermin am 01.07.2026 erlischt die bisherige E-Mail-Adresse [email protected].

 

Der individuelle Umstellungstermin wird kurzfristig mitgeteilt.

 

Die Information, wie die EDI-E-Mail-Adresse im angeschlossenen Warenwirtschaftssystem umgestellt werden kann, erfolgt über den jeweiligen Warenwirtschaftsanbieter.

 

4.3 Gibt es eine neue Kommunikationssoftware (früher BTE Box)?

 

Ja, es gibt eine neue Kommunikationssoftware für den automatischen Versand und Empfang sowie die Zwischenarchivierung der Daten. Der Name der neuen Software ist BTE-GATEWAY. Diese Software ist eine sichere und nach den aktuellen Standards entwickelte Kommunikationssoftware.

 

Es werden seitens PIM Service keine Lizenzkosten, Subskriptionskosten oder Updatekosten erhoben. Monatlich werden von der ITE GmbH 8 € für die Nutzung des BTE-Gateway erhoben.

 

Die Software kann über den folgenden LINK (siehe Download unterhalb der Videobeschreibung) heruntergeladen werden. 

 

4.4 Welche Kommunikationswege für den EDI-Datenaustausch können genutzt werden?

E-Mail

AS2

SFTP

Daten über den Kommunikationsweg X400 werden nicht mehr entgegengenommen.

 

Unter nachfolgendem LINK finden Sie eine ausführliche Beschreibung für alle Kommunikationswege (DE und EN).

 

Der Kommunikationsweg-E-Mail ist für angebundene Händler kostenfrei. Werden andere Kommunikationswege genutzt (AS2/SFTP/BTE-Gateway), werden monatlich zusätzlich 8 € in Rechnung gestellt. Zusätzliche Jahresgebühren, Lizenzkosten, Subskriptionskosten oder Updatekosten werden für die Nutzung dieser Kommunikationswege nicht erhoben.

 

4.5 Wie ist der Zeitplan für die Umstellung des BTE Clearing-Centers auf den neuen technischen Dienstleister?

 

März bis Ende April

Umstellungsphase 1: Alle Handelsunternehmen und Lieferanten müssen in diesem Zeitraum die Umstellung auf den neuen Kommunikationsweg (E-Mail, SFTP und AS2) für AUSGEHENDE Nachrichten vornehmen. Die PIM Service leitet die Daten an TrueCommerce weiter und die Empfänger bekommen wie gewohnt die Daten im bisher bei TrueCommerce eingestellten Format.

 

April – Ende Juni

Umstellungsphase 2: In diesem Zeitraum übernimmt PIM Service die Konvertierung (Übersetzung) der Daten in das gewohnte Format. Dies läuft für die angeschlossenen Unternehmen unbemerkt. Alle erhalten vor dieser Umstellung jedoch nochmals ein Anschreiben mit der Information, zu welchem Termin umgestellt wird.

 

4.6 Werden die bestehenden Formate weitergeführt?

 

Die bestehenden Formate werden weitergeführt. Es müssen von angebundenen Kunden und Lieferanten keine Änderungen am Format vorgenommen werden.

 

Handelsunternehmen

Für angebundene Händler gilt das mit den Warenwirtschaftsanbietern abgestimmte BTE CSV-Format sowohl als standardisiertes Eingangsformat als auch als standardisiertes Ausgangsformat.

 

Lieferanten

Lieferanten, die bereits Daten über das BTE Clearing-Center austauschen, können bei den bereits eingestellten und gesendeten Formaten (D.01B und D96A) bleiben.

 

Neue Lieferanten, die EDI-Daten über das BTE Clearing-Center mit angeschlossenen Handelsunternehmen austauschen, müssen diese Daten im Format EDIFACT D.01B senden und empfangen können. Die Guideline kann über die Tickethotline angefordert werden.

 

Die Support-E-Mail-Adresse lautet: [email protected] 

 

4.7 Wurden ausführliche Tests vor der Umstellung vorgenommen?

 

Die Daten wurden ausführlich analysiert, getestet und mit den bisherigen Daten verglichen. Entsprechende Optimierungen wurden vorgenommen. Vor der eigentlichen Umstellung aller Kunden wurden nochmals Tests mit Pilotkunden durchgeführt.

 

Nach der ersten Umstellungsphase (Umstellung des Kommunikationsweges) werden die Daten zur Sicherheit nochmals über ein Schattensystem verarbeitet und mit den vorliegenden Altdaten verglichen.

 

Hiermit sicher das BTE Clearing-Center einen reibungslosen Ablauf für alle Beteiligten ab.

 

4.8 Was muss man beachten, wenn man zukünftig sein Format ändert?

 

Lieferanten oder Händler, die auf ein neues Format umstellen möchten, müssen dies dem BTE Clearing-Center mindestens 4 Wochen vor der Umstellung ankündigen. Danach erfolgt eine technische Abstimmung mit der PIM Service GmbH. Werden Daten innerhalb des vorgegebenen Standards gesendet, ist die Umstellung kostenfrei. Wird ohne Vorankündigung und außerhalb des vorgegebenen Standards umgestellt, wird der Aufwand in Rechnung gestellt.

 

4.9 Kann man sich Daten nochmals zusenden lassen?

 

Die Daten werden für mindestens 12 Monate archiviert und können nochmals angefordert werden.

Wichtiger Hinweis: Das BTE Clearing Center setzt bis auf weiteres die Vertragszeichnung sowie die Gebührenerhebung für die Lieferanten aus. Derzeit wird an einem neuen Vertrag sowie an einem neuen Gebührenmodell für die Lieferanten gearbeitet. Sobald hierzu weitere Informationen vorliegen, erfolgt eine entsprechende Mitteilung. Auch bei den Lieferanten, die den Vertrag bereits unterzeichnet haben, werden bis auf Weiteres keine Gebühren erhoben.

 

5.1 Warum werden künftig monatliche Servicegebühren für Lieferanten erhoben?

 

Das BTE Clearing-Center stellt den durchgängigen, sicheren und hochverfügbaren Austausch aller EDI-Daten zwischen Händlern und Lieferanten sicher. Diese Leistungen verursachen laufende Kosten, die bisher ausschließlich von den Händlern getragen wurden. Da beide Seiten gleichermaßen von der Infrastruktur profitieren, wird künftig eine faire Kostenverteilung eingeführt.

 

5.2 Wir haben einen eigenen EDI-Dienstleister. Warum müssen wir trotzdem zahlen?

 

Der eigene EDI-Dienstleister überwacht ausschließlich die internen Systeme und die eigene Kommunikation. Das Clearing-Center hingegen überwacht und steuert:

• die komplette Datenkommunikation zwischen Ihnen und allen angeschlossenen Händlern,
• Mappings, Formatumsetzungen, Protokolle, Routing und Datenvalidierungen,
• alle eingehenden und ausgehenden Nachrichten in beiden Richtungen.

Diese Leistungen können externe EDI-Dienstleister nicht übernehmen, da sie keine Einsicht in die Händlerprozesse und das zentrale Clearing-System haben.

 

5.3 Was beinhaltet die monatliche Servicegebühr von 50 €?

 

Die Gebühr umfasst umfangreiche Leistungen, die für den stabilen EDI-Betrieb notwendig sind:

• Hotline & Support
• Problembehandlung und Fehleranalyse an der Schnittstelle zum Handel
• Permanentes Monitoring der Clearing-Strecken
• Kommunikationsüberwachung und Alarmierung
• Datenspeicherung und revisionssichere Vorhaltung
• Einhaltung aktueller Sicherheits- und Datenschutzstandards
• Regelmäßige Wartung, Updates und Weiterentwicklung
• Garantierte Hochverfügbarkeit des Systems

Diese Leistungen stehen allen Lieferanten gleichermaßen zur Verfügung – unabhängig davon, wie viele Händlerbeziehungen aktiv sind.

 

5.4 Wir haben ein eigenes Monitoring. Warum brauchen wir zusätzlich das Clearing-Monitoring?

 

Das eigene Monitoring deckt nur Ihre interne Systemseite ab.

Das Clearing-Monitoring deckt die kritischen Bereiche ab, die Sie selbst nicht sehen können:

• Ablehnungen oder Fehler auf Händlerseite
• Verzögerungen, Staus oder Übermittelungsfehler im Clearing
• Formatabweichungen zwischen Händlern
• Störungen innerhalb der zentralen Routing- und Mapping-Prozesse

Ohne dieses Monitoring wären Kommunikationsfehler auf der Händlerseite nicht erkennbar.

 

5.5 Wir haben bisher nichts bezahlt. Warum ändert sich das jetzt?

 

Bisher trugen Händler die gesamten Kosten für Betrieb, Support und Infrastruktur.

Das Netzwerk ist inzwischen auf 1.100 Händler und 700 Lieferanten angewachsen – mit steigenden Anforderungen an Sicherheit, Verfügbarkeit und technische Standards.

Um das System langfristig stabil, modern und zukunftsfähig zu halten, ist eine faire Beteiligung aller Nutzer notwendig.

 

5.6 Profitieren wir als Lieferant tatsächlich von den neuen Systemen?

 

Ja. Durch den neuen technischen Dienstleister und die modernisierte Clearing-Plattform profitieren Sie unter anderem durch:

• weniger Fehlerfälle,
• weniger Rückfragen und Supportaufwand,
• stabilisierte Prozesse,
• bessere Sicherheit,
• schnellere Reaktionszeiten,
• langfristige Kompatibilität mit Marktstandards.

Insgesamt reduziert sich damit auch Ihr Aufwand gegenüber Händlern und in Ihrem eigenen EDI-Support.

 

5.7 Gibt es versteckte Kosten oder Zusatzgebühren?

 

Nein.

Die monatliche Gebühr von 50 € deckt alle zentralen Leistungen ab.

 

5.8 Müssen wir unsere EDI-Formate anpassen?

 

Nein.

Ein Vorteil unseres Systems besteht darin, dass alle bestehenden Formate und individuellen Besonderheiten weiter genutzt werden können.

Dadurch entstehen keine zusätzlichen Umstellungsaufwände bei Lieferanten.

 

5.9 Wie wird die Servicegebühr abgerechnet?

 

Die erste Rechnung über die Einrichtungsgebühren und die anteilige Servicegebühr für 6 Monate wird Anfang Juli 2026 gestellt. Lieferanten erhalten ab 2027 eine Jahresrechnung über die Servicegebühr, jeweils zu Beginn des Jahres.

 

5.10 Wie sehen die Gebühren für Lieferanten zusammengefasst aus?

 

Es wird eine Servicegebühr in Höhe von 50 € monatlich erhoben (unabhängig von den angebundenen Teilnehmern oder Nachrichten) sowie eine einmalige Einrichtungsgebühr, die nach Anzahl der Vertragspartner erhoben wird.

 

Servicegebühr: 50 € pro Monat

In der Servicegebühr inkludierte Leistungen:

• Hotline & Support
• Problembehandlung und Fehleranalyse an der Schnittstelle zum Handel
• Permanentes Monitoring der Clearing-Strecken
• Kommunikationsüberwachung und Alarmierung
• Datenspeicherung und revisionssichere Vorhaltung
• Einhaltung aktueller Sicherheits- und Datenschutzstandards
• Regelmäßige Wartung, Updates und Weiterentwicklung
• Garantierte Hochverfügbarkeit des Systems

Einmalige Einrichtungsgebühren:

• 150 € bis 10 Handelskontakte pro Vertragspartner
• 250 € bis 100 Handelskontakte pro Vertragspartner 
• 390 € über 100 Handelskontakte pro Vertragspartner

6.1 Verändern sich die Gebühren für Teilnehmer des Handels?

 

Nein, die Gebühren bleiben vorerst unverändert. Die aktuell gültige Preisliste, erhalten Sie mit den neuen Vertragsunterlagen zugesendet.

 

6.2 Fallen beim Wechsel des technischen Dienstleisters Einrichtungsgebühren an?

 

Beim Wechsel des technischen Dienstleisters entstehen für Händler, die bisher dem BTE Clearing-Center über den bisherigen Dienstleister angebunden waren, keine Einrichtungsgebühren.

 

Bei Neukunden werden einmalige Einrichtungskosten je Nachricht berechnet. Die detaillierte Preisliste kann über die Mail-Adresse [email protected] angefordert werden.